1. Quienes sean titulares de cuentas de compensación no deberán diligenciar los formularios 1 y 2 de las declaraciones de cambio cuando realicen pagos o reciban divisas, cuando se trata de importaciones y exportaciones de bienes. En tales casos el formulario10 que reporta al BR los movimientos de la cuenta de compensación hará las veces de tales formularios. Así, no se requerirá el diligenciamiento físico de declaraciones de cambio individuales para las siguientes operaciones: (i) Importaciones de bienes; (ii) exportaciones de bienes; (iii) Inversiones financieras o en activos del exterior que se constituyan con recursos de la cuenta (formulario 4), o su redención y (iv) ingresos y egresos por servicios, transferencias y otros conceptos (formulario 5). Los documentos aduaneros, los formularios de movimientos de mercancías en zona franca (salida o entrada de mercancías) y demás soportes de la operación de importación y exportación, notas crédito si las hubiere y demás papeles de comercio deben conservarse para efectos de control por parte de la DIAN.

La norma cambiaria establece que para las operaciones de importación y exportación que se canalicen a través de cuentas de compensación, los documentos de aduana deben conservarse “anexos a la declaración de cambio” entendiendo por esta el Formulario N° 10 conforme al contexto de la nueva reglamentación.

Con la medida anterior se facilita a los usuarios el manejo de sus operaciones si bien, ante el evento de una fiscalización de la DIAN, debe extremarse el orden y cuidado en el archivo de la documentación que acredite cada pago de obligaciones al exterior y/o reintegro de divisas, así como la elaboración de ayudas de memoria para establecer la realidad de la operación ejecutada.

Así mismo, respecto del mecanismo de cuentas de compensación se introducen dos nuevas figuras, a saber:

a. “Anulación de registro” de la cuenta (numeral 8.2.3). Aplica para cuando por error se ha registrado una cuenta sin que hubiera existido una primera operación de obligatoria canalización de divisas por conducto del mercado cambiario. La solicitud de “anulación” debe dirigirse en carta a BR, caso en el cual este elimina los movimientos que se le hayan reportado.

b. “Solicitud de preinscripción” para registro de las cuentas. Cuando el interesado en el registro de una cuenta de compensación no tiene convenio formalizado para la transmisión electrónica debe inicialmente solicitar la preinscripción por medio de la página web del BR y una vez obtenido el número de la solicitud que da el Banco, deberá suscribir el convenio y transmitir después el formulario 10 con los datos relacionados únicamente con el “registro” de la cuenta. Aclara la circular
que la solicitud de preinscripción no implica el registro y para ello debe transmitir el citado formulario 10.

Quienes ya tengan suscrito convenio y este se encuentre activo el titular podrá registrar nuevas cuentas sin necesidad de convenios adicionales.

Se regula para cuentas de compensación el régimen de “modificaciones” al Formulario 10. En suma,el BR no permite modificar: (i) El tipo de operación (1 o 2); la fecha de la primera operación de obligatoria canalización; (iii) el período reportado; (iv) fecha de cancelación del registro; (v) código de la cuenta; (vi) tipo, número de identidad y nombre del titular; y (vii) códigos de país y de moneda de la cuenta.

Ahora bien, si sobre la fecha de la primera operación de obligatoria canalización se hubiere cometido error, procede enviar carta al BR solicitando la modificación, adjuntando certificado de contador o revisor fiscal indicando la fecha cierta y el concepto de la operación.